REGULAMIN I OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA PEPINO POLACO

1. Organizator turystyki i definicje

1.1. Organizatorem imprez turystycznych oferowanych pod marką Pepino Polaco jest firma Rothis Tours RD SRL z siedzibą w Puerto Plata, Republika Dominikańska, zwany dalej “Organizatorem”

a) adres i dane kontakowe: Rothis Tours RD SRL, c/Golondrinas, Edificio Castillo num. 1, 57000 Puerto Plata, Republica Dominicana, kontakt tel: +1 809 785 3859, e-mail: pepinopolaco@gmail.com, www.pepinopolaco.com

b) dane legalne firmy w Dominikanie: RNC: 1-32-40624-9, Numer działalności komercyjnej: 545069, Numer wpisu w Rejestrze Organizatorów Turystyki: AV-TOLD-1801-02650, Numer licencji na organizację wycieczek: ID 3106, Numer polisy ubezpieczeniowej: 2-2-801-0049962

1.2. Inne definicje:

a) Klient – osoba fizyczna lub prawna, która rozważa, lub już dokonała Zakupu Usług dostarczanych przez Organizatora

b) Uczestnik – osoba fizyczna, która realnie korzysta z Usług Organizatora

c) Strony – łącznie Klient i Organizator

d) Usługa – usługa turystyczna: wycieczka lokalna, wycieczka objazdowa, transfer osób, sprzedaż pakietu turystycznego; aktualny opis Usług Organizatora znaleźć można na stronie www.pepinopolaco.com, na Facebooku oraz w katalogu PDF wysyłanym do Klienta 

e) Rezerwacja Usług – zgłoszenie gotowości do zakupu Usługi oferowanej przez Organizatora, może być związana z wpłaceniem zaliczki za Usługę, w zależności od jej rodzaju

f) Zakup Usług – rozumie się jako płatność przez Klienta za Usługi świadczone przez Organizatora

2. Rezerwacja Usług

2.1. Klient może dokonać rezerwacji Usług poprzez:

a) stronę internetową www.pepinopolaco.com (w przypadku wycieczek grupowych wybiera się dostępną datę z kalendarza i dokonuje przedpłaty poprzez płatność internetową, w przypadku wycieczek prywatnych wysyła się zapytanie do Organizatora i wspólnie uzgadnia datę wycieczki i warunki płatności)

b) kontakt przez WhatsApp: +1 809 785 3859

c) kontakt przez Facebook Messenger: “Pepino Polaco – Polka w Puerto Plata – polskie wycieczki w Dominikanie”

d) kontakt mailowy: pepinopolaco@gmail.com

2.2. Po zaakceptowaniu Rezerwacji Usługi przez Organizatora, obie Strony umawiają się na dalsze sposoby płatności, a samą Usługę i udział w niej Uczestnika uważa się za potwierdzone, chyba, że Organizator ustalił to z Klientem inaczej.

3. Zakup Usług

3.1. Klient może dokonać Zakupu Usług poprzez:

a) stronę internetową www.pepinopolaco.com (w przypadku przedpłaty wycieczek grupowych)

b) płatności internetowe: link do płatności kartą, przelew tradycyjny na konto,  PayPal, BLIK, Revolut

c) osobiście wpłacając pozostałą kwotę za wycieczkę w gotówce 

3.2. Podczas Zakupu Usług, Klient zobowiązany jest zapoznać się z pełnym opisem kupowanych Usług (witryna internetowa / opis wydarzenia na Facebooku / katalog wycieczek w PDF), a także Regulaminem i Ogólnymi Warunkami Uczestnictwa Pepino Polaco; istotne jest także prawidłowe podanie danych osobowych i informacji kontaktowych.

4. Realizacja Usług i odpowiedzialność Organizatora

4.1. Organizator dokłada wszelkich starań, żeby Zakupione Usługi zostały wykonane w przewidzianym czasie i pełnym wymiarze, realizując ich zakres z opisu, z którym zapoznał się Klient w momencie Zakupu Usługi

4.2. Organizator ma obowiązek informować Klienta o wszelkich ewentualnych zmianach w opisie Usługi, jakie zaszły po dacie jej Zakupu, a przed jej realizacją 

4.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia losowe i związane z wystąpieniem tzw. “siły wyższej”: załamania pogody, wystąpienia komplikacji w ruchu drogowym, decyzji władz, etc; w takich ewentualnościach możliwe jest przełożenie terminu realizacji lub odwołanie Usługi; jeśli nowy termin wykonania Usługi nie odpowiada Klientowi, lub gdy Usluga zostanie odwołana, całość wpłaty zwracana jest do Klienta

4.4. Organizator stara się nie odwoływać Usług z uwagi na zbyt małą ilość Uczestników, dlatego też dokłada wszelkich starań, by właściwie planować w czasie wycieczki (dotyczy to także kalendarza na witrynie internetowej) i potwierdzać rezerwacje w momencie, gdy faktycznie wiadomo, że zebrało się tzw minimum osób; jednak w przypadku konieczności zmiany terminu wycieczki przez Organizatora, lub jej odwołania, Klient może przystać na nową datę realizacji, lub otrzymać pełny zwrot wpłaty

4.5. Jeśli podczas realizacji Usługi nie jest możliwe zrealizowanie jakiegoś punktu programu, z przyczyn niezależnych od Organizatora, stara się on zapewnić świadczenie zastępcze o podobnej wartości lub walorach

4.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia powstałe z zaniedbania lub uchybienia Uczestnika (np. niestawienie się o czasie na zbiórkę, odłączenie się od grupy, sytuacje zaistniałe pod wpływem używek, etc); podczas realizacji Usługi, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do zaleceń pilota reprezentującego Organizatora, w sprawach dotyczących organizacji i logistyki Usługi; w przypadku prywatnych transferów i wycieczek, Usługa jest elastyczna i może być adaptowana do potrzeb Uczestnika w porozumieniu z Organizatorem

5. Zmiany terminów, kancelacje i rezygnacje

5.1. Organizator stara się dotrzymywać wcześniej ustalonych terminów Usług, ale jednocześnie zastrzega sobie prawo do ich zmiany; w takiej sytuacji Klientowi przysługuje prawo do pełnego zwrotu wpłaty, zawsze kiedy poinformuje Organizatora o rezygnacji z Usługi na min 24 godziny przed jej rozpoczęciem

5.2. Klient może zmienić datę realizacji Usługi w porozumieniu z Organizatorem, o ile nie powoduje to, że zabraknie osób do wymaganego minimum Uczestników w pierwotnie wybranym terminie;

5.3. Organizator stara się nie kancelować zarezerwowanych Usług, ale jednocześnie zastrzega sobie prawo do kancelacji, jeśli wystąpi jedna z sytuacji:

a) brak minimum Uczestników na Usługę

b) siła wyższa, niezależna od Organizatora

5.4. Kancelacja Usługi przez Organizatora oznacza zwrot całości wpłaty dla Klienta

5.5 Warunki kancelacji przez Organizatora wycieczek objazdowych, dłuższych niż 2 dni omówione są w opisie danej Usługi, ale z założenia Organizator zobowiązany jest powiadomić Klienta o odwołaniu Usługi na minimum: 

a) 21 dni w przypadku wycieczki trwającej 7 dni i więcej 

b) 7 dni w przypadku wycieczki trwającej 3-6 dni

5.6. Rezygnacja z Usługi Zakupionej przez Klienta:

a) w przypadku wycieczek 1 lub 2-dniowych:

– Klient może dokonać rezygnacji najdalej 48 godzin przed rozpoczęciem imprezy – zwracana jest wtedy dopłata (bez zaliczki); 

– w sytuacjach, gdy rezygnacja z Usługi odbywa się na mniej niż 48h przed rozpoczęciem, zwrot dopłaty jest możliwy tylko po przedstawieniu dokumentu wykazującego, że powodem rezygnacji są względy niezależne od Uczestnika (np. zaświadczenie lekarskie, kancelacja przelotu, etc); 

– w wyjątkowych sytuacjach, w zależności od specyfiki Usługi i w porozumieniu z Organizatorem, może być zwrócona całość wpłaty za Usługę, wraz z zaliczką

b) w przypadku wycieczek objazdowych, dłuższych niż 2 dni, warunki rezygnacji omówione są w opisie danej Usługi

6. Reklamacje

6.1. W przypadku odczucia, że Usługa nie jest realizowana prawidłowo, Uczestnik powinien niezwłocznie poinformować o tym Organizatora, lub jego reprezentanta (pilot, kierowca, etc), ponieważ czasami problem może zostać rozwiązany na miejscu, a także ważne jest, by Organizator wiedział o sprawie i mógł odpowiednio zareagować oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość

6.2. W prostych sprawach wystarczy reklamacja ustna zgłoszona np. do pilota; pisemna reklamacja wskazana jest w bardziej skomplikowanych sytuacjach, wymagających więcej uwagi lub dłuższego sposobu dzialania, oraz w przypadku, kiedy Uczestnik zgłasza reklamację po zakończeniu trwania Usługi (w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia zakończenia imprezy)

6.3. Organizator zobowiązany jest udzielić odpowiedzi na złożoną reklamację w ciągu 30 dni od jej otrzymania, a w przypadku reklamacji złożonej w trakcie trwania Usługi, w terminie do 30 dni od dnia jej zakończenia 

6.4. Organizator nie jest związany uznaniem reklamacji przez pilota wycieczki lub innego reprezentanta Organizatora

7. Udzielenie pomocy przez Organizatora

7.1. Organizator udziela odpowiedniej pomocy Uczestnikowi, który znalazł się w trudnej sytuacji

7.2. Pomoc, o której mowa, polega w szczególności na udzieleniu:

a) odpowiednich informacji dotyczących świadczeń zdrowotnych, władz lokalnych oraz pomocy konsularnej;

b) pomocy Uczestnikowi w skorzystaniu ze środków porozumiewania się na odległość, w tym ze środków komunikacji elektronicznej

c) pomocy ratującej zdrowie lub życie w nagłych sytuacjach

7.3. Organizator może żądać opłaty z tytułu udzielenia wyzej wymienionej pomocy, jeżeli trudna sytuacja powstała z wyłącznej winy Uczestnika lub w wyniku jego rażącego zaniedbania; wysokość opłaty nie może przewyższać rzeczywistych kosztów poniesionych przez Organizatora

8. Przetwarzanie danych osobowych

8.1. Administratorem danych przekazanych przez Klienta jest Organizator.

8.2. Organizator przetwarza dane osobowe podane przez Klienta przy zakupie i realizacji Usług w następujących celach:

a) zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług turystycznych

b) prowadzenia marketingu własnych produktów i usług

c) badania satysfakcji klientów i określania jakości obsługi Organizatora

d) prowadzenia kont użytkowników strony www.pepinopolaco.com

e) rozliczeń finansowych i sprawozdawczości rachunkowej

f) w celach dowodowych na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami

8.3. Podanie danych Uczestnika Organizatorowi jest dobrowolne, ale konieczne do zakupu i realizacji Usług 

8.4. Podmiot danych ma prawo dostępu do własnych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

8.5. Dane przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji Usług, a w przypadku mediów społecznościowych i list mailingowych, do momentu, kiedy podmiot danych nie zdecyduje inaczej 

8.6. Klient przekazuje Organizatorowi dane Uczestników w celu zakupu i realizacji Usług, co jest prawnie uzasadnione

8.7. Podczas realizacji Usług dane Uczestników mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracuje Organizator (np. ubezpieczyciel, przewoźnik, hotele, etc) oraz do krajów trzecich (w zależności od rodzaju i destynacji Usługi), gdzie nie obowiązują unijne standardy w zakresie ochrony danych

9. Postanowienia końcowe

9.1. Sprawy nieuregulowane  regulaminem  rozstrzygane będą za porozumieniem Stron

9.2. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 07.07.2023